Ketentuan Nomor Surat Muhammadiyah, Sekretaris Wajib Tahu. Berikut rangkuman sinarmu.co terkait teknis penulisan nomor surat di Muhammadiyah.
Sinarmu.co – Sebagai organisasi yang sarat akan ketertiban administrasi, Muhammadiyah telah membuat berbagai macam aturan administrasi untuk dijalankan. Hal tersebut bukan dimaksudkan untuk mempersulit, sebaliknya dapat mempermudah dan untuk tujuan kerapian.
Salah satu yang diatur adalah terkait teknis penulisan nomor surat Muhammadiyah. Hal ini penting untuk diketahui dan dipahami oleh setiap sekretaris pimpinan Muhammadiyah. Karena membuat surat menjadi salah satu tugas kesekretariatan.
Aturan terkait teknis penulisan nomor surat tertuang dalam Keputusan Pimpinan Pusat Muhammadiyah nomor 1/KEP/I.0/B/2023, tentang “Kode Indeks Surat Organisasi Muhammadiyah Periode 2022–2027”
Beberapa aturan teknis penulisan nomor surat Muhammadiyah, kami rangkum sebagaimana berikut ini:
- Nomor surat, adalah nomor berturut-turut yang dibubuhkan pada tiap surat dimulai dari angka 1 sampai angka terakhir pada tutup tahun takwim (31 Desember)
- Kode Eselon Pimpinan, terdiri dari kode angka romawi I sampai V
I : untuk eselon Pusat
II : untuk eselon Wilayah
III : untuk eselon Daerah
IV : untuk eselon Cabang
V : untuk eselon Ranting
- Kode Pimpinan dan Unsur Pembantu Pimpinan, ditulis dengan angka seperti ini:
PIMPINAN
(0) Pimpinan
MAJELIS:
(1) Majelis Tarjih dan Tajdid
(2) Majelis Tabligh
(3) Majelis Pendidikan Tinggi Penelitian dan Pengembangan
(4) Majelis Pendidikan Dasar Menengah dan Pendidikan Nonformal
(5) Majelis Pembinaan Kader dan Sumber Daya Insani
(6) Majelis Pembinaan Kesehatan Umum
(7) Majelis Pembinaan Kesejahteraan Sosial
(8) Majelis Ekonomi, Bisnis, dan Pariwisata
(9) Majelis Pendayagunaan Wakaf
(10) Majelis Pemberdayaan Masyarakat
(11) Majelis Hukum dan Hak Asasi Manusia
(12) Majelis Lingkungan Hidup
(13) Majelis Pustaka dan Informasi
LEMBAGA:
(14) Lembaga Pengembangan Pesantren
(15) Lembaga Pengembangan Cabang/Ranting dan Pembinaan Masjid
(16) Lembaga Kajian dan Kemitraan Strategis
(17) Lembaga Pembinaan dan Pengawasan Keuangan
(18) Lembaga Resiliensi Bencana
(19) Lembaga Amil Zakat, Infak, dan Sedekah
(20) Lembaga Pengembang Usaha Mikro Kecil Menengah
(21) Lembaga Hikmah dan Kebijakan Publik
(22) Lembaga Seni Budaya
(23) Lembaga Pengembangan Olahraga
(24) Lembaga Hubungan dan Kerja Sama Internasional
(25) Lembaga Dakwah Komunitas
(26) Lembaga Pemeriksa Halal dan Kajian Halalan Thayyiban
(27) Lembaga Pembinaan Haji dan Umrah
- Kode untuk Amal Usaha, ditulis dengan huruf AU dengan diberi antara tanda titik (.) setelah kode unsur pembantu pimpinan yang membidanginya.
- Kode pokok masalah, secara garis besar ditetapkan sebagai berikut:
A : Umum dan Tata Usaha
B : Organisasi
C : Keuangan, Perlengkapan/Perbekalan
D : Personalia
E : Keagamaan, Dakwah/Tabligh, dan Penyiaran
F : Pendidikan, Penelitian, dan Latihan (Darul Arqam, Baitul Arqam, Latihan Instruktur, dan sebagainya)
G : Perekonomian
H : Kesehatan, Sosial dan Kemasyarakatan
I : Hukum, Perundang-Undangan, Hak Asasi Manusia
J : Hubungan Luar/Masyarakat
K : Wakaf, Zakat, Infak, dan Sedekah
L : Pemberdayaan Masyarakat
M : Kepustakaan, Informasi, dan Digitalisasi
N : Seni Budaya dan Olahraga
O : Lain-lain
- Tahun takwim, nomor surat Muhammadiyah diakhiri dengan mencantumkan tahun Masehi sesuai dengan tahun pembuatan surat.
- Kode surat khusus, beberapa surat khusus menggunakan kode tambahan sebagaimana berikut ini:
a) Qaidah : QDH
b) Peraturan : PRN
c) Pedoman : PED
d) Ketentuan Majelis : KTN
e) Keputusan : KEP
f) Instruksi : INS
g) Maklumat : MLM
h) Edaran : EDR
i) Pernyataan : PER
j) Keterangan : KET
k) Rekomendasi : REK
l) Seruan : SRN
m) Himbauan : HIM
n) Surat Kuasa : KSA
o) Surat Tugas : TGS
Contoh 1
Undangan kegiatan umum yang dibuat oleh Pimpinan Daerah Muhammadiyah Kabupaten Pasuruan untuk seluruh Pimpinan Cabang. Nomor surat: 18/III.0/A/2024, penjabarannya seperti berikut ini:
| 18 | adalah nomor surat (poin nomor 1), surat ini adalah surat urutan ke-18 yang dibuat |
| III | kode Eselon Daerah (poin nomor 2), surat dibuat oleh Pimpinan Daerah |
| 0 | kode Pimpinan (poin nomor 3), surat ini dibuat oleh Pimpinan, bukan majelis atau lembaga |
| A | kode pokok masalah (poin 5), surat ini terkait dengan hal umum |
| 2024 | tahun takwim (poin nomor 6), surat ini dibuat pada tahun 2024 |
Contoh 2
Surat instruksi dari Majelis Tarjih dan Tajdid Pimpinan Daerah Muhammadiyah Kabupaten Pasuruan. Nomor surat: 12/INS/II.1/B/2028, penjabarannya sebagaimana berikut:
| 12 | adalah nomor surat (poin nomor 1), surat ini adalah surat urutan ke-12 yang dibuat |
| INS | kode surat khusus (poin nomor 7), surat ini adalah surat Instruksi |
| II | kode Eselon Wilayah (poin nomor 2), surat ini dibuat oleh Wilayah |
| 1 | kode Unsur Pembantu Pimpinan (poin nomor 3), surat ini dibuat oleh Majelis Tarjih dan Tajdid |
| B | kode pokok masalah (poin 5), surat ini terkait dengan urusan organisasi |
| 2028 | tahun takwim (poin nomor 6), surat ini dibuat pada tahun 2028 |
Contoh 3
Surat dari Kepala Sekolah kepada Pimpinan Cabang Muhammadiyah terkait Laporan penyelenggaraan ujian semester sekolah. Nomor surat: 144/III.4.AU/F/2045
| 144 | adalah nomor surat (poin nomor 1), surat ini adalah surat urutan ke-12 yang dibuat |
| III | kode Eselon Daerah (poin nomor 2), surat ini dibuat oleh AUM SMA atau tingkat Daerah |
| 4 | kode Unsur Pembantu Pimpinan yang menaungi sekolah (poin nomor 3), yaitu Majelis Dikdasmen |
| AU | kode amal usaha (poin nomor 4), menunjukkan surat ini dibuat oleh Amal Usaha |
| F | kode pokok masalah (poin nomor 5), surat ini terkait dengan urusan pendidikan |
| 2045 | tahun takwim (poin nomor 6), surat ini dibuat pada tahun 2045 |
Oleh:
Sekretaris PDM Kabupaten Pasuruan 2022-2027
