Sekretaris UPP dan PCM Diajak Maju Dengan Digitalisasi – Laporan kontributor sinarmu.co
Sinarmu.co – Digitalisasi Kesekretariatan menjadi salah satu sesi Kajian Ramadhan PDM Kabupaten Pasuruan, yang sukses digelar di Hotel Royal Senyiur, Sabtu (30/3). Achmad Fuad Hasyim, sekretaris PDM Kabupaten Pasuruan mengajak para sekretaris untuk semakin maju dan gerak cepat dengan digitalisasi.
“Tidak perlu ada lagi yang namanya mau buat surat, harus menunggu pulang dulu, seketika longgar bisa mengerjakan lewat genggaman,” kata Fuad. Hari ini, menurutnya, semua orang sudah memegang handphone dengan koneksi internet, itu seakan-akan sudah menjadi ‘wajib’.
Maka, ia melanjutkan, tinggal bagaimana manfaatkan apa yang ada di genggaman itu, untuk membantu memudahkan kegiatan kesekretariatan. Karena sebagai sekretaris, tentu kita akan selalu disibukkan dengan kegiatan-kegiatan tersebut.
“Sebagai contoh, kegiatan mengarsip surat, selain mengarsip secara manual, perlu kita arsip juga file-nya. Tapi tidak cukup di komputer atau laptop. Karena sering terjadi, laptop rusak, ganti hp, dan seterusnya, file-nya kemudian hilang, padahal ini dokumen penting organisasi” ungkap Fuad.
Baca juga: Darul Arqam AUM Bangil dan Launching Aplikasi KaderMu
Mengatasi hal itu, cukup sederhana, saat ini banyak tersedia penyimpanan secara online yang aman dan sangat fleksibel. Ia mencontohkan google drive, aplikasinya gratis, kita dapat jatah penyimpanan 15 gigabytes. Tak hanya itu, beragam fiturnya sangat bisa memudahkan pekerjaan kita.
Ia pun memberikan tutorial singkat pemanfaatan google docs dan spreadsheet untuk kegiatan kesekretariatan. Semua filenya bisa diakses kapan saja, dimana saja dan oleh semua pimpinan yang kita kehendaki. Ada yang bisa ikut mengedit, ada yang hanya bisa melihat dan hanya memberikan komentar.
“Jika ini kita terapkan di semua level pimpinan, maka kegiatan kesekretariatan menjadi semakin sat-set dan berubah ke arah yang lebih maju. Karena sejatinya Muhammadiyah sudah dikenal dengan berkemajuannya, maka itu harus selalu kita upayakan,” pungkasnya.
Baginya, ini adalah pancingan, untuk mengajak para sekretaris berfastabiqul khairat dalam hal kesekretariatan. Tidak harus menggunakan aplikasi yang dimaksud, karena di internet banyak pilihannya, bahkan jika PCM memiliki tim IT bisa membuat sendiri, yang terpenting adalah hadirnya kemudahan.
Potensi Zakat di Indonesia Rp 300 Triliun, Butuh Digitalisasi dalam Tata Kelolanya
